¿Cómo se calcula la nómina en México?
Guía y calculadora para empresas

Esta guía está dirigida a empresas que administran nómina para su plantilla de trabajadores, no a personas que buscan calcular su propio recibo de pago. Si usted es empleado y quiere saber cuánto le deberían depositar, esta página no es lo que necesita. Si usted es responsable de RH, finanzas o dirección general y necesita entender cómo se calcula la nómina de su empresa, siga leyendo.

Qué conceptos forman el cálculo de nómina

El cálculo de nómina parte de tres bloques: percepciones, deducciones y el neto a pagar.

• Percepciones ordinarias: salario base, vales de despensa, fondo de ahorro y otras prestaciones fijas que la empresa otorga cada periodo.
• Percepciones extraordinarias: horas extra, comisiones, bonos de productividad y cualquier pago variable del periodo.
• Deducciones: ISR retenido, cuota obrera del IMSS, aportación a fondo de ahorro si aplica, y cualquier descuento autorizado (préstamos, pensión alimenticia, faltas).

El salario bruto es la suma de percepciones antes de deducciones. El salario neto es lo que el trabajador recibe después de restarlas. La confusión entre ambos es la fuente más común de reclamos de nómina: un trabajador que negocia "$15,000 mensuales" espera ese monto en su cuenta, y si no se le explica que es bruto, la diferencia genera inconformidad.

Cómo se calcula la nómina paso a paso

Tome como ejemplo un trabajador con salario mensual bruto de $15,000 MXN, sin percepciones extraordinarias en el periodo:

1. Determinar el Salario Diario Integrado (SDI). Se suma el salario base más la parte proporcional de aguinaldo, prima vacacional y demás prestaciones, y se divide entre los días del periodo. El SDI es la base para calcular las cuotas IMSS, no el salario nominal.
2. Calcular la cuota obrero-patronal del IMSS. La cuota patronal corre a cargo de la empresa y varía según el ramo (enfermedades y maternidad, invalidez y vida, retiro, cesantía en edad avanzada, guarderías, riesgo de trabajo). En conjunto, la cuota patronal representa aproximadamente entre 25% y 35% del costo laboral total, según la clase de riesgo de la empresa. La cuota obrera, a cargo del trabajador, se descuenta directamente de su salario.
3. Aplicar la aportación INFONAVIT. El 5% del SDI se aporta al INFONAVIT de forma bimestral, junto con las cuotas IMSS, sin excepción aunque el trabajador no tenga crédito hipotecario vigente.
4. Retener el ISR conforme a las tablas del artículo 96 de la Ley del ISR. La retención es progresiva: a mayor ingreso, mayor tasa marginal. Para un salario de $15,000 mensuales, la tabla vigente ubica la retención en aproximadamente 9% del ingreso. El subsidio al empleo, que reduce la retención de trabajadores de menor ingreso, solo aplica hasta $11,492.66 mensuales en 2026, así que en este ejemplo no corresponde.
5. Calcular el Impuesto Sobre Nómina (ISN) estatal. Este impuesto lo paga la empresa, no se descuenta al trabajador, y la tasa depende del estado. En Jalisco, por ejemplo, la tasa es del 3% sobre el total de remuneraciones pagadas.
6. Obtener el neto a pagar. Se resta del salario bruto la cuota obrera IMSS y el ISR retenido. El resultado es lo que se dispersa a la cuenta del trabajador.

Este ejemplo simplifica un caso sin variables adicionales. En la práctica, cada trabajador puede tener horas extra, incapacidades, faltas, préstamos o comisiones que modifican el cálculo periodo a periodo, y las tablas de ISR e IMSS se actualizan cada año.

Qué cambia el cálculo según su empresa

El ejemplo anterior es el caso más simple. Estos factores complican el cálculo en la práctica:

• Plantilla en más de un estado. Cada entidad federativa tiene su propia tasa de ISN, y algunas exentan a empresas pequeñas o dan estímulos por nuevas contrataciones.
• Factor de integración salarial distinto por trabajador. El SDI no es igual para todos: depende de la antigüedad, las prestaciones contractuales y si hay prestaciones superiores a la ley.
• Pagos variables frecuentes. Comisiones, bonos y horas extra recurrentes obligan a recalcular el SDI con más frecuencia, porque afectan el promedio de los últimos meses.
• Incapacidades y ausentismo. El IMSS cubre una parte del salario durante incapacidades, pero el cálculo de qué corresponde a la empresa y qué corresponde al IMSS requiere revisar el tipo de incapacidad y los días transcurridos.
• Cierre anual. El ajuste anual de ISR, el cálculo de aguinaldo y el reparto de PTU se hacen una vez al año y usan reglas distintas al cálculo mensual ordinario.

Cuando alguno de estos factores entra en juego, un cálculo hecho en una hoja de Excel sin fórmulas actualizadas es donde empiezan las diferencias con el IMSS y las observaciones del SAT.

Qué pasa cuando el cálculo tiene errores

Un error de nómina rara vez se queda como un problema aislado. Estas son las consecuencias más frecuentes:

• Diferencias de cuotas IMSS. Si el SDI se calculó mal, la cuota patronal reportada no coincide con la que corresponde. El IMSS detecta estas diferencias en revisiones periódicas y las cobra con recargos y actualización.
• Retención de ISR incorrecta. Un error sistemático en la retención mensual aparece en el ajuste anual como un faltante que la empresa debe cubrir, o como una devolución que no se calculó a tiempo.
• Reclamos de trabajadores. Un neto mal calculado, aunque sea por unos pesos, genera desconfianza. Cuando el error se repite, escala a una inconformidad que el trabajador puede llevar al Centro de Conciliación Laboral correspondiente.
• Observaciones en auditoría. Si un cliente corporativo audita a su empresa como proveedor, o si el SAT revisa su declaración anual, un histórico de cálculos inconsistentes es lo primero que se marca.

Ninguno de estos problemas aparece de inmediato. Se acumulan periodo tras periodo hasta que una revisión los expone todos juntos, y para entonces la corrección retroactiva cuesta más tiempo y dinero que haberlo calculado bien desde el principio.

Calculadora de nómina para su empresa

Si quiere una estimación de lo que le cuesta cada trabajador considerando IMSS, INFONAVIT, ISR e ISN, díganos el tamaño de su plantilla y el estado donde opera, y le enviamos un cálculo de referencia ajustado a su caso.

Por qué el cálculo manual falla cuando la plantilla crece

Un cálculo en Excel funciona mientras la plantilla es pequeña y estable. Los problemas empiezan cuando la empresa crece:

Las tablas de ISR e IMSS cambian cada año y una hoja de cálculo desactualizada retiene mal, lo que genera diferencias que aparecen en el ajuste anual o en una auditoría.

Cada alta, baja o cambio salarial debe reportarse al IMSS en un plazo específico. Con más de 50 trabajadores, los movimientos afiliatorios se vuelven constantes, y un reporte tardío genera recargos.

La conciliación entre nómina y contabilidad se vuelve más lenta. Entre más trabajadores, más tiempo toma revisar que cada CFDI de nómina, cada cuota y cada retención cuadren antes de dispersar el pago.

Una sola persona termina siendo el único punto de falla. Cuando el cálculo depende de una hoja de Excel que solo entiende quien la construyó, una ausencia, una renuncia o un cambio de puesto en el área de RH puede dejar a la empresa sin capacidad de procesar la nómina a tiempo.

Estas señales son las que suelen mover a una empresa de calcular su nómina internamente a delegarla en un proveedor especializado. No es una cuestión de tamaño fijo, sino de en qué momento el proceso interno deja de ser confiable.

¿Prefiere que lo hagamos por usted?

En ADN Services calculamos, procesamos y timbramos la nómina completa de su empresa: percepciones, deducciones, cuotas IMSS e INFONAVIT, retención de ISR e ISN por estado, con reportes auditables cada periodo. Usted sigue siendo el patrón legal de sus trabajadores; nosotros operamos el cálculo y el cumplimiento.

Preguntas frecuentes