Cumplimiento de nómina para empresas en México 2026:
guía completa

Qué obligaciones tiene una empresa al pagar nómina en México

Pagar nómina en México no es solo depositar un salario. Cada periodo de pago, la empresa tiene que cumplir, de forma simultánea, con al menos cinco frentes: emitir el CFDI de nómina ante el SAT, retener y enterar el ISR de cada trabajador, calcular y pagar las cuotas obrero-patronales del IMSS, aportar al INFONAVIT, y pagar el Impuesto Sobre Nómina en cada estado donde tenga trabajadores. A esto se suman obligaciones anuales (PTU, ajuste de ISR) y regulatorias (NOM-035, REPSE si presta servicios especializados a terceros).

Ninguna de estas obligaciones es opcional y cada una tiene su propia autoridad, su propio plazo y su propia sanción si se incumple. El reto real no es entender cada obligación por separado, sino sostenerlas todas juntas, periodo tras periodo, sin que una empresa que crece pierda el control del conjunto.

En resumen: cumplir con la nómina en México significa cumplir simultáneamente ante el SAT, el IMSS, el INFONAVIT y el estado donde opera, más las obligaciones anuales de PTU y ajuste de ISR.

CFDI 4.0 y timbrado de recibos electrónicos

Cada pago de nómina que hace su empresa debe respaldarse con un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de nómina, versión 4.0. El comprobante se genera con los datos del trabajador, las percepciones y deducciones del periodo, y debe ser timbrado por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) antes de considerarse válido ante el SAT.

El CFDI 4.0 exige más precisión que versiones anteriores: el nombre y el código postal del trabajador deben coincidir exactamente con lo registrado en el SAT, el régimen fiscal debe ser el correcto, y cualquier discrepancia rechaza el timbrado. Un dato mal capturado en el alta del trabajador puede bloquear la nómina de todo un periodo si no se detecta a tiempo.

Sin un CFDI correctamente timbrado, el pago al trabajador no es deducible para efectos de ISR, y la empresa queda expuesta a que el SAT rechace la deducción completa de esa nómina en una revisión.

En resumen: cada pago de nómina requiere un CFDI 4.0 timbrado por un PAC autorizado; sin él, el gasto no es deducible y la empresa arriesga que el SAT rechace la deducción en auditoría.

Cálculo de ISR sobre nómina paso a paso

El Impuesto Sobre la Renta de cada trabajador se retiene conforme a las tablas del artículo 96 de la Ley del ISR, que son progresivas: a mayor ingreso gravable, mayor tasa marginal. Las tablas se actualizan cada año en el Anexo 8 de la Resolución Miscelánea Fiscal, publicada en el Diario Oficial de la Federación.

Para 2026, los rangos de la tabla mensual van de $0.01 hasta más de $425,642, con tasas marginales de 1.92% a 35%. El cálculo ubica el ingreso gravable del trabajador en su rango correspondiente, aplica el porcentaje al excedente sobre el límite inferior, y suma la cuota fija del rango para obtener el ISR del mes.

Además de la retención mensual, cada diciembre debe hacerse el ajuste anual de ISR por trabajador, que compara lo retenido durante el año contra el impuesto real calculado sobre el ingreso anual. El resultado puede ser una retención adicional en la última nómina del año o una devolución a favor del trabajador, que la empresa debe reembolsar y después acreditar contra sus propios pagos provisionales.

En resumen: el ISR se retiene mensualmente según tablas progresivas del artículo 96 (actualizadas cada año) y se ajusta en diciembre contra el ingreso anual real de cada trabajador.

Cuotas patronales IMSS

El Instituto Mexicano del Seguro Social cobra cuotas obrero-patronales divididas en varios ramos: enfermedades y maternidad, invalidez y vida, retiro, cesantía en edad avanzada y vejez (CEAV), guarderías y prestaciones sociales, y riesgo de trabajo. Cada ramo tiene su propia fórmula y su propio porcentaje, y la mayor parte de la carga corre a cargo del patrón, no del trabajador.

El ramo con el ajuste más relevante para 2026 es CEAV: desde el 1 de enero, el porcentaje patronal es progresivo según el Salario Base de Cotización del trabajador, desde 3.150% hasta 7.51% para trabajadores con SBC de 4.01 UMA en adelante. Este porcentaje seguirá subiendo de forma gradual cada año hasta 2030, como parte de la reforma que fortalece el sistema de pensiones.

En conjunto, todos los ramos suman una cuota patronal que representa aproximadamente entre 25% y 35% del costo laboral total del trabajador, según su salario y la clase de riesgo de trabajo asignada a la empresa. Empresas con actividades de mayor riesgo (industria, manufactura pesada) pagan una prima de riesgo de trabajo más alta que empresas de oficina.

Un concepto relacionado, aunque no es una obligación patronal directa, es el seguro facultativo: la modalidad mediante la cual una persona sin empleo formal puede inscribirse voluntariamente al IMSS pagando su propia cuota. Si su empresa da de baja a un trabajador, orientarlo sobre esta opción evita que pierda cobertura médica de un día para otro.

En resumen: las cuotas patronales IMSS suman entre 25% y 35% del costo laboral total, con el ramo CEAV subiendo de forma progresiva hasta 2030 conforme al SBC del trabajador.

INFONAVIT y otras retenciones obligatorias

El patrón debe aportar el 5% del Salario Base de Cotización de cada trabajador al INFONAVIT, de forma bimestral y junto con el pago de las cuotas IMSS a través del mismo sistema. Esta aportación es obligatoria sin excepción, aunque el trabajador no tenga un crédito hipotecario vigente, y no se descuenta de su salario: la cubre completamente la empresa.

Si el trabajador sí tiene un crédito INFONAVIT activo, además de la aportación patronal, la empresa debe retener y enterar el descuento correspondiente a su mensualidad, conforme al porcentaje o monto fijo que INFONAVIT notifique para ese trabajador.

En resumen: la aportación INFONAVIT del 5% la paga completamente la empresa, cada bimestre, y es independiente de si el trabajador tiene o no un crédito hipotecario activo.

ISN: Impuesto Sobre Nóminas por estado

El Impuesto Sobre Nóminas (ISN) es un impuesto estatal, no federal. Cada entidad federativa fija su propia tasa y sus propias reglas de exención, y una empresa con trabajadores en más de un estado debe calcular y pagar el ISN por separado en cada uno.

En Jalisco, la tasa general para 2026 es de 3% sobre el total de remuneraciones pagadas, sin cambios respecto a años anteriores. Los pagos asimilados a salarios tributan a una tasa distinta, del 5%, lo que conviene revisar si su empresa paga honorarios asimilados además de nómina tradicional.

Algunos estados ofrecen exenciones o estímulos para empresas pequeñas o para nuevas contrataciones, así que antes de calcular el ISN de una operación en un estado nuevo, conviene revisar la ley de ingresos local vigente, no asumir que la tasa es igual a la de su sede principal.

En resumen: el ISN lo fija cada estado por separado; en Jalisco la tasa 2026 es 3% para nómina tradicional y 5% para asimilados a salarios, y una empresa con presencia en varios estados paga cada uno según su propia tasa.

PTU: Participación de los Trabajadores en las Utilidades

La Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) se calcula una vez al año conforme al artículo 120 de la Ley Federal del Trabajo, sobre la renta gravable de la empresa del ejercicio fiscal anterior, y debe repartirse a más tardar el 31 de mayo del año siguiente al ejercicio que se reparte.

El cálculo se divide en dos mitades: la primera se reparte entre los trabajadores en proporción a los días trabajados en el año, y la segunda en proporción al salario devengado. Los trabajadores con menos de 60 días laborados en el ejercicio no tienen derecho a PTU, y existen topes legales sobre el monto máximo que puede corresponder a puestos de dirección.

En resumen: la PTU se calcula sobre la renta gravable del ejercicio anterior, se reparte a más tardar el 31 de mayo, y se divide entre días trabajados y salario devengado conforme al artículo 120 de la LFT.

SUA e IDSE: cómo se reporta al IMSS

El Sistema Único de Autodeterminación (SUA) es el programa con el que las empresas calculan el importe de las cuotas obrero-patronales de cada bimestre, a partir de los movimientos afiliatorios vigentes. El sistema genera la línea de captura para el pago, que vence el día 17 del mes siguiente al cierre del bimestre conforme al artículo 39 de la Ley del Seguro Social.

IDSE (IMSS Desde Su Empresa) es el portal donde se presentan los avisos de movimientos afiliatorios: altas, bajas, modificaciones salariales e incapacidades. Cada movimiento tiene un plazo específico para reportarse, y un reporte tardío genera recargos independientes del pago de cuotas.

En resumen: el SUA calcula el importe a pagar cada bimestre y el IDSE es donde se reportan los movimientos de personal; ambos sistemas trabajan juntos y sus plazos son independientes.

Factor de integración salarial

El Salario Diario Integrado (SDI) es la base sobre la que se calculan las cuotas IMSS, y no es igual al salario diario ordinario. Se obtiene sumando al salario base la parte proporcional de aguinaldo, prima vacacional y cualquier otra prestación que la ley o el contrato otorguen, y dividiendo entre los días correspondientes.

El factor de integración salarial resume esa suma en un multiplicador que se aplica al salario diario ordinario para obtener el SDI directamente. El factor varía según los días de aguinaldo y el porcentaje de prima vacacional que cada empresa otorgue: entre más prestaciones superiores a la ley tenga un trabajador, mayor su factor de integración, y por lo tanto mayor la base sobre la que se calculan sus cuotas IMSS.

Un error común es dejar el factor de integración desactualizado cuando la empresa cambia sus prestaciones contractuales (por ejemplo, si sube los días de aguinaldo de 15 a 20). Si el factor no se recalcula, el SDI reportado al IMSS queda por debajo del real, lo que genera diferencias detectables en cualquier revisión.

En resumen: el factor de integración salarial convierte el salario diario ordinario en el SDI real, y debe recalcularse cada vez que cambian las prestaciones contractuales de la empresa.

Subsidio al empleo

El subsidio al empleo es un beneficio fiscal que reduce, e incluso puede eliminar, el ISR retenido a trabajadores de menor ingreso. Para 2026, el límite de ingreso mensual gravado para tener derecho al subsidio es de $11,492.66; los trabajadores con ingresos superiores a esa cifra no reciben subsidio.

El monto mensual del subsidio para 2026 es de $536.22, calculado como 15.02% del valor mensual de la UMA (con un porcentaje transitorio de 15.59% aplicable únicamente en enero). En la Zona Libre de la Frontera Norte, el ingreso mensual de referencia para el subsidio es distinto: $13,409.80.

El subsidio se resta directamente de la retención de ISR calculada. Si el subsidio es mayor al ISR a cargo del trabajador, la diferencia se entrega como un crédito al salario, que la empresa puede acreditar contra sus propios pagos provisionales de ISR.

En resumen: el subsidio al empleo aplica solo hasta $11,492.66 mensuales en 2026, con un monto de $536.22, y reduce o elimina el ISR retenido a trabajadores de menor ingreso.

NOM-035: riesgos psicosociales

La NOM-035-STPS-2018 obliga a las empresas a identificar, analizar y prevenir los factores de riesgo psicosocial en el trabajo: cargas de trabajo excesivas, jornadas sin límites claros, violencia laboral, y falta de control sobre las tareas. No es una obligación de nómina en sí misma, pero está directamente ligada al cumplimiento laboral general que las empresas deben sostener junto con sus obligaciones de pago.

El nivel de obligación depende del tamaño de la empresa: entre 16 y 50 trabajadores se requiere un cuestionario de identificación y un registro de resultados; con más de 50 trabajadores se agregan políticas de prevención, medidas de control documentadas y, en centros con exposición a eventos traumáticos severos, evaluaciones adicionales.

En resumen: la NOM-035 exige identificar y atender los riesgos psicosociales en el trabajo, con obligaciones que crecen según el tamaño de la plantilla, y su incumplimiento se suma al resto de la exposición regulatoria de la empresa.

Sanciones por incumplimiento

Cada autoridad tiene su propio esquema de sanciones, y varias de ellas se acumulan cuando el incumplimiento toca a más de un trabajador o se repite en el tiempo.

• SAT, por no timbrar o timbrar mal el CFDI de nómina: las multas por comprobante omitido o incorrecto van de aproximadamente $13,000 a $77,000 pesos, según el Código Fiscal de la Federación. Además, el gasto no timbrado correctamente deja de ser deducible para ISR, lo que suele pesar más que la multa misma.
• IMSS, por incumplimiento en el pago de cuotas o en la presentación de avisos: multas de 20 a 350 veces la UMA (aproximadamente $2,171 a $37,999 en 2026), más recargos de 1.47% mensual sobre el importe no pagado y actualización conforme a la inflación.
• STPS, por incumplir la NOM-035: de 250 a 5,000 UMA por infracción (aproximadamente $29,327 a $586,550), aplicable por cada trabajador afectado, lo que multiplica rápido el monto si el incumplimiento es general en la plantilla.
• REPSE, si su empresa presta servicios especializados sin registro vigente o incumple sus obligaciones: multas del IMSS de 500 a 2,000 UMA y del INFONAVIT de aproximadamente 251 a 300 UMA, además de la responsabilidad solidaria que asumen sus clientes corporativos si su registro no está vigente.

Ninguna de estas sanciones aparece de forma aislada en la práctica: un error de nómina no detectado a tiempo suele tocar varias autoridades a la vez, porque el mismo dato mal calculado (el SDI, por ejemplo) alimenta el CFDI, las cuotas IMSS y potencialmente el ISN.

En resumen: las multas van desde miles hasta cientos de miles de pesos según la autoridad y el número de trabajadores afectados, y un solo error de cálculo puede generar sanciones de varias autoridades a la vez.

Nómina interna o tercerizada: comparativa honesta

Llevar la nómina internamente funciona bien mientras la plantilla es pequeña, estable, y una sola persona puede sostener el cálculo completo con actualización constante de tablas y criterios. Los problemas empiezan cuando la empresa crece: más movimientos afiliatorios, más variantes salariales, presencia en más de un estado, y el riesgo de que todo el conocimiento del proceso dependa de una sola persona.

Tercerizar la nómina no cambia la relación laboral: la empresa contratante sigue siendo el patrón legal de sus trabajadores. Lo que cambia es quién opera el cálculo, el timbrado y el cumplimiento ante cada autoridad, con procesos documentados y auditables que no dependen de una sola persona ni de una hoja de cálculo.

La decisión no depende de un número fijo de trabajadores, sino de qué tan seguido el equipo interno detecta diferencias, atrasa reportes o pasa más tiempo corrigiendo que procesando. Esas son las señales reales de que el proceso interno ya no sostiene el ritmo de la empresa.

En resumen: tercerizar la nómina no cambia quién es el patrón legal; cambia quién opera el cálculo y el cumplimiento, con procesos auditables que reducen la dependencia de una sola persona.

Calendario anual de obligaciones de nómina

Con tantas autoridades y plazos distintos, conviene tener las fechas clave en un solo lugar. Este es el ritmo que debe sostener su empresa durante el año:

• Cada periodo de pago (semanal, quincenal o mensual): cálculo de percepciones y deducciones, timbrado del CFDI de nómina, retención de ISR conforme a la tabla vigente del periodo.
• Cada bimestre, día 17 del mes siguiente: pago de cuotas obrero-patronales IMSS y aportación INFONAVIT, calculado en el SUA a partir de los movimientos vigentes en IDSE.
• Según el calendario estatal: pago del Impuesto Sobre Nóminas en cada entidad donde la empresa tenga trabajadores; en Jalisco, el pago es mensual.
• Dentro de los 5 días hábiles del movimiento: avisos de alta, baja o modificación salarial ante el IMSS a través del IDSE. El plazo corre desde que ocurre el movimiento, no desde que se detecta.
• A más tardar el 31 de mayo: reparto de PTU correspondiente al ejercicio fiscal del año anterior.
• En la última nómina de diciembre: ajuste anual de ISR, comparando lo retenido durante el año contra el impuesto real sobre el ingreso anual de cada trabajador.
• Si su empresa presta servicios especializados a terceros: presentación de los informes cuatrimestrales (ICSOE ante IMSS y SISUB ante INFONAVIT) a más tardar el día 17 de enero, mayo y septiembre, respecto del cuatrimestre inmediato anterior, y renovación del registro REPSE cada 3 años desde el alta.

Ninguna de estas fechas se mueve por carga de trabajo interna. Un cierre de mes complicado, una migración de sistema o una ausencia en el equipo de nómina no detienen el plazo del IMSS ni el del SAT.

En resumen: el cumplimiento de nómina exige un ritmo constante todo el año, con obligaciones que van de cada periodo de pago hasta fechas anuales fijas como el 31 de mayo para PTU y el cierre de diciembre para el ajuste de ISR.

¿Cómo le ayudamos?

En ADN Services operamos el cálculo, el timbrado y el cumplimiento completo de la nómina de su empresa: CFDI 4.0, retención de ISR, cuotas IMSS e INFONAVIT, ISN por estado, PTU y reportes auditables cada periodo. Contamos con registro REPSE vigente y atendemos tanto a empresas mexicanas como a filiales de empresas extranjeras con operación en México.

Preguntas frecuentes