Maquila de nómina vs outsourcing REPSE:
¿bajo qué modelo estoy contratando?

Esta pieza no es para quien está por contratar por primera vez. Es para quien ya contrató, hace tiempo, y nunca se detuvo a verificar bajo qué esquema.

Definiciones rápidas

La maquila de nómina es un servicio de back office: tú sigues siendo el patrón, con todos los derechos y obligaciones que eso implica ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y el Servicio de Administración Tributaria (SAT). El proveedor solo opera el proceso de cálculo, timbrado y presentación.

El outsourcing de servicios especializados es distinto. Ahí el proveedor entrega una función específica, ajena a tu actividad económica principal, y para hacerlo tiene que estar registrado en el REPSE (Registro de Prestadores de Servicios Especializados).

La diferencia legal, antes y después de la reforma de 2021

Antes de la reforma a la Ley Federal del Trabajo (LFT) de 2021, el outsourcing de personal, donde una empresa proveedora ponía trabajadores a disposición de otra sin ser realmente quien dirigía su trabajo, era una práctica común y legal. La reforma la prohibió de tajo: hoy, suministrar personal para que trabaje bajo la dirección de otra empresa, sin más, es ilegal.

Lo que sí quedó permitido, y quedó regulado con más rigor, es la subcontratación de servicios especializados u obras especializadas: funciones que no forman parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de quien contrata, ejecutadas por un proveedor registrado en el REPSE ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS).

La maquila de nómina nunca estuvo dentro de lo prohibido. No es suministro de personal, es un servicio administrativo. Por eso no requiere registro REPSE, y por eso puede seguir operando exactamente igual antes y después de la reforma.

Qué es un servicio especializado, en concreto

La ley usa el término "servicio especializado" y no siempre queda claro qué entra ahí y qué no. La definición práctica es esta: un servicio especializado es cualquier actividad que una empresa necesita, pero que no forma parte de su objeto social ni de su actividad económica preponderante, ejecutada por un tercero con su propio personal, bajo su propia dirección.

Lo que la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) vigila es esa frontera. Una fábrica que subcontrata limpieza industrial está subcontratando un servicio especializado, porque limpiar no es fabricar. Esa misma fábrica no puede subcontratar la línea de producción bajo esa figura, porque producir sí es su actividad principal, y eso sería exactamente la subcontratación de personal que la reforma prohibió.

Esto es la subcontratación en México después de 2021: dejó de ser "cualquier función que te preste un tercero" y se volvió una lista cerrada de qué sí puede delegarse (lo especializado, lo ajeno a tu giro) y qué no (tu actividad principal, bajo dirección ajena, sin registro).

Qué puedes contratar bajo cada modelo

Bajo maquila de nómina puedes delegar el cálculo de percepciones y deducciones, la emisión del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de nómina, la presentación de movimientos afiliatorios ante el IMSS, el cálculo del Impuesto Sobre la Renta (ISR) retenido y el respaldo documental de cada periodo. Lo que no delegas es la relación laboral: tus trabajadores son tuyos.

Bajo outsourcing REPSE puedes contratar funciones especializadas completas, ajenas a tu giro. El ejemplo típico es una empresa manufacturera que subcontrata limpieza industrial, seguridad, o mantenimiento especializado con un proveedor registrado, porque esas funciones no son parte de su actividad principal.

Lo que ninguno de los dos modelos permite, desde 2021, es que un tercero te ponga personal para hacer tu actividad económica principal bajo tu dirección, sin registro y sin que ese personal sea, de facto, empleado de quien lo dirige.

Las implicaciones fiscales

Aquí es donde más empresas se exponen sin saberlo. Si contratas servicios especializados con un proveedor que no tiene registro REPSE vigente, los pagos que le hagas dejan de ser deducibles para el ISR, y el Impuesto al Valor Agregado (IVA) que te cobre no es acreditable. El riesgo fiscal no es del proveedor. Es tuyo.

Con la maquila de nómina el tema es distinto, porque no aplica el requisito de REPSE. Lo que sí tienes que verificar es que el proveedor esté operando de verdad bajo ese modelo, y no bajo una figura híbrida mal etiquetada como "maquila" cuando en realidad está suministrando personal.

Cómo saber bajo qué modelo está operando tu proveedor actual

Tres preguntas rápidas:

1. ¿Tus trabajadores están dados de alta ante el IMSS bajo tu registro patronal, o bajo el del proveedor? Si es bajo el tuyo, estás en maquila. Si es bajo el del proveedor, es outsourcing, y necesitas confirmar que tenga REPSE vigente.
2. ¿El proveedor te pidió información fiscal para verificar su propio REPSE contigo, o nunca lo mencionó? Un proveedor de servicios especializados serio te lo confirma sin que se lo pidas.
3. ¿La función que contrataste es parte de tu actividad principal, o es ajena a ella? Si es tu actividad principal (por ejemplo, producción en una manufacturera), no debería estar bajo un esquema de servicios especializados de terceros.

Si dudaste en alguna, vale la pena pedirle a tu proveedor actual que te confirme, por escrito, bajo qué modelo opera contigo.

Si necesitas cambiar de modelo o de proveedor

Migrar de un esquema mal estructurado a uno correcto no es instantáneo, pero tampoco es tan complicado como parece. Lo primero es tener el histórico completo de nómina del año en curso, para que el cálculo anual de ISR y el subsidio al empleo cierren correctos en diciembre, sin importar cuándo hagas el cambio. Lo segundo es coordinar los movimientos afiliatorios ante el IMSS del periodo de transición, para que no haya huecos de cobertura.

Cómo opera ADN

Con ADN, tú sigues siendo el patrón legal de tus trabajadores, siempre. Operamos el proceso de nómina, el timbrado, los movimientos afiliatorios y el respaldo documental de cada periodo. No suministramos personal, no somos intermediarios laborales, y no necesitas verificar ningún registro REPSE de nuestra parte porque el servicio que prestamos no lo requiere.

Si no estás seguro de bajo qué modelo opera tu proveedor actual, hablemos de tu operación en México.

La información de este artículo es de carácter general y no constituye asesoría legal ni fiscal. La clasificación de un servicio específico como maquila de nómina o como servicios especializados depende de las condiciones reales de cada contrato, no solo de cómo se le llame. Para una evaluación de tu caso, consulta a tu asesor legal o escríbenos.